PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A.     Teori Dasar Pengambilan Keputusan

1. Keputusan Terprogram (programmed decision)

Keputusan yang terprogram adalah keputusan yang terstruktur atau yang muncul berulang – ulang, Misalnya dalam memutuskan jumlah bahan baik yang harus tersedia digudang, tidak bisa terlepas dari proses perhitungan yang biasa digunakan.

    2. Keputusan yang Tidak Terprogram (non-progrmmed decision) Keputusan yang tidak terprogram apabila keputusan baru pertama kali muncul dan tidak tersusun (unstructured). Keputusan semacam itu memerlukan penanganan khusus, untuk memecahkan masalah, karena belum ada pedoman khusus dalam menangani masalah tersebut.

B.     Keputusan dan Jenjang Manajemen
Secara umum tingkatan manajemen dalam organisasi itu ada 3, yaitu:
1.       Manajer Puncak (top manager)
Adalah manajer yang bertanggungjawab atas seluruh manajemen dari organisasasi mereka menetapkan kebijakan operasional dan pedoman interaksi organisasi dengan lingkungannya.
2.       Manajer Menengah (middle manager)
Adalah manajer yang berada ditengah-tengah dalam hierarkhi organisasi.
3.       Manajer Rendah (lower manager)
Adalah manajer yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan karyawan operasional saja dan tidak membawahkan manajer lain.
Untuk keputusan yang tidak terprogram, biasanya lebih banyak diambil oleh manajer pada tingkat tinggi (top manager).

C.     Tahap – Tahap Pengambilan Keputusan
Sebagai dalam proses pengambilan keputusan, model tersebut memuat tiga tahap pokok, yaitu sebagai berikut :

1. Riset, yaitu mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan.
2. Perancangan, yaitu mendaftar, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin.
3. Pemilihan, yaitu menetapkan arah tindakan tertentu dari totalitas yang ada.

Menurut Simon (1960) ada beberapa tahap pengambilan keputusan, disebutkan olehnya proses pengambilan keputusan ada 4 tahapan yakni :

1. Intelligence : pengumpulan informasi untuk mengindetifikasikan permasalahan.
2. Design : tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif pemecahan masalah.
3. Choice : tahap memilih dari solusi dari alternatif  –  alternatif yang disediakan.
4. Implementation : tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.

Sedangkan menurut James L. Gibson, dkk mengemukakan proses pengambilan keputusan seluruhnya terdiri atas enam tahapan. Apabila ditetapkan kebijakan untuk menangani masalah yang identik, maka manajer tidak dituntut untuk mengembangkan dan mengevaluasi setiap munculnya masalah.


Tahap 1. Intelligence
Indetifikasi Dan Definisi Masalah
Tahap ini meliputi kegiatan pengambilan informasi, proses informasi, dan pertimbangan yang mendalam. Organisasi dapat diukur dengan perbedaan antara tingkat hasil yang diharapkan pada perumusan tujuan dan sasaran dengan hasil yang dicapai sesungguhnya. Beberapa indikator lain yang dapat membantu dalam melihat permasalahan organisasi adalah sebagai berikut :
1.         Penyimpangan kinerja
Indikator ini muncul apabila terjadi sebua perubahan secara tiba – tiba  pada beberapa pola  kinerja    yang telah ditetapkan. Contohnya,  meningkatnya perputaran karyawan, tingkat absensi yang meningkat, penurunan tingkat penjualan, pengeluaran yang semakin meningkat, dan banyaknya produk yang rusak.
2.        Kritikan orang lain
Berbagai tindakan orang diluar organisasi bisa menjadi pentujuk adanya masalah. Pelanggan mungkin tidak puas dengan sebuah produk yang dikomsumsi, pemerintah memberikan tindakan hukum, dan serikat buruh yang mungkin memberikan keluhannya.
3.        Lingkungan
Lingkungan dapat memberi informasi masalah melalui berbagai cara. Contoh,  jika pesaing sukses dalam meluncurkan produk baru yang menjadi pesaing produk organisasi, maka timbul suatu masalah.

D.        Tipe – Tipe Masalah

1.        Masalah Terstruktur dan Tidak Terstruktur
Masalah–masalah  terstruktur (structured problems) merupakan masalah pada umumnya, terus terang dan jelas dalam hal informasi yang membutuhkan untuk menyelesaikanya. Sebagai contoh, masalah–masalah  pribadi biasanya terjadi ketika pembuatan keputusan kenaikan gaji dan promosi permintaan liburan, tugas-tugas kepanitian, dan sebagainya.
Masalah tidak terstruktur (unstructured problems) merupakan masalah yang membingungkan dan memiliki informasi yang terbatas dalam situasi yang baru atau tidak terduga. Contohnya, perusahaan dihadapi pada problem dimana unit bisnisnya terpaksa dijual karena hilangnya pelanggan.
Tahap 2. Design
a.      Mengembangkan Alternatif Pemecahan
Pengembangan alternatif merupakan proses pencarian dimana lingkungan intern dan ekstern yang relavan dari organisasi diperiksa untuk memberikan informasi yang dapat dikembangkan menjadi alternatif yang mungkin. Namun demikian, manajer harus ingat akan beberapa keterbatasan dalam setiap alternatif, misalnya keterbatasan dalam masalah hukum, etika, peraturan yang ada.
b.      Evaluasi Alternatif Pemecahan
Pada situasi yang lain, manajemen lebih sering menghadapi situasi dengan kepastian yang tinggi. Dalam hal ini tidak mudah memperkirakan konsekuesin dari keputusan. Situasi resiko dengan tidak pasti berada diantara dari ekstern tersebut.
Oleh karena itu hubungan antara alternatif keluaran didasarkan pada tiga kondisi tersebut adalah :

1. Kondisi kepastian.
2. Kondisi berisiko.
3. Kondisi ketidakpastian.

Tahap 4. Choice
a.      Memilih Alternatif
Tahap ke empat merupakan tindakan terpenting yaitu memilih alternatif terbaik diantara alternatif – alternatif  yang telah dinilai dan di evaluasi. Tujuan pemilihan alternaif adalah memecahka masalah agar dapat mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Walaupun manajer sebagai pengambil keputusan memilih alternatif dengan harapan mencapai sasaran, tetapi memilih tersebut seharus tidak dipandang sebagai suatu aktifitas yang mandiri.

Tahap 5. Implementation
a.      Implementasi Keputusan
Implementasi mencakup pencapaian keputusan itu kepada orang–orang  yang terkait dan mendapatkan komitmen mereka pada keputusan tersebut.
Oleh karena itu pekerjaan manajer tidak hanya terbatas pada keterampilan memilih pemecahan yang baik, akan tetapi meliputi juga pengetahuan dan keterampilan yang perlu untuk melaksanakan pemecahan masalah tersebut menjadi perilaku dalam organisasi.
b.       Evaluasi dan Pengendalian
Tahap terakhir adalah monitor dan evaluasi. Tahap ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa pelaksanaan keputusan yang diambil mengenai sasaran dan tujuan yang ingin dicapai. Jika ternyata tujuan tidak tercapai, manajer dapat melakukan respon dengan cepat.
D.      Gaya dan Model Pengambilan Keputusan
Gaya Manajer dalam pengambilan keputusan akan banyak diwarnai oleh beberapa hal seperti latar belakang pengetahuan, perilaku pengalaman, dan sejenisnya. Cara-cara manajer dala mendekati masalah tersebut antara lain :
Penghindar Masalah
Seorang penghindari masalah mengabaikan informasi yang menunujukkan kesebuah masalah. Para penghindari masalah ini tidak aktif dan tidak ingin menghadapi masalah.
Penyelesian Masalah
Seorang penyelesaian masalah mencoba menyelesaikan masalah-masalah apabila masalah-masalah itu muncul. Mereka bersikap reaktif menghadapi masalah-masalah yang timbul.
Pencarian Masalah
Seorang pencari masalah secara aktif mencari masalah-masalah guna diselesaikan atau mencari peluang-peluang baru untuk dikejar.

E.     Peranan Individu dan Kelompok dalam Pengambilan Keputusan

Pada tingkat individual, kemampuan seorang pengambil keputusan sangat bergantung pada tingkat kemahirannya menggabungkan dan mengkolaborasikan antara pendekatan ilmiah, daya fikir kreatif intuitif dan emosional. Dalam keputusan individual, manager membuat pilihan tindakan yang disukai. Beberapa faktor perilaku hanya mempunyai aspek–aspek  tertentu dari proses pengambilan keputusan.
Faktor tersebut adalah :

1. Kepribadian,
2. Nilai,
3. Kencendrungan akan resiko, dan
4. Kemungkinan ketidakcocokkan.

Kepribadian
Satu penelitian telah berusaha pengaruh dari beberapa variable terpilih teradap proses pengambilan kepriadian, tetapi memasukan juga rangkaian variable lain yaitu :
Variabel kepribadian, Hal ini mencakup sikap, kepercayaan individu.
Variabel situasional, Menyinggung situasi ekstern, yang dapat diamati, yang dihadapi oleh orang – orang  itu sendiri.
Variabel interaksional, Hal ini menyinggung keadaan pada saat itu dari orang-orang sebagai akibat dari interaksi situasi tertentu dengan ciri-ciri khas kepribadian orang.
Nilai
Nilai itu diperoleh pada waktu orang masih muda sekali dan merupakan bagian dasar dari pikiran seseorang. Pengaruh itu dapat dilihat dari setiap proses pengambilan keputusan manajemen sebagai berikut :

1. Dalam menetapkan sasaran, pertimbangan nilai perlu sekali mengenai pemilihan kesepatan dan penentuan prioritas.
2. Dalam mengembangkan alterntif, orang perlu mempertimbankan nilai berbagai macam kemungkinan.
3. Apabila memilih alternatif, nilai dari orang yang mengambil kputusan memperngaruhi alternatif manakah yang akan dipilih.
4. Apabila melaksanakan keputusan, pertimbangan nilai sangat perlu dalam memilih cara pelaksanaanya.
5. Dalam fase evaluasi dan pengendalian, pertimbangan nilai tidak dapat dihindari apabila mengambil tindakan.
6. Kecenderungan Akan Resiko

Seseorang pengambil keputusan yang agak segan mengambil resiko akan menetapkan sasaran yang bebeda, mengavaluasi alternatif secara berbeda juga. Orang tersebut akan berusaha menetapkan pilihan dimana resiko atau ketidakpastian sangat rendah, atau diana kepastian akan hasilnya sangat tinggi.

Kemungkinan ketidak Cocokan
Apabila terjadi ketidak cocokan, maka tentu saja ketidak cocokan ini dapat dikurangi dengan mengakui bahwa telah terjadi kesalahan. Orang tesebut lebih memungkinkan menggunakan satu atau beberapa metode berikut ini untuk mengurangi ketidak cocokan mereka :

1. Mencari informasi yang mendukung kebijaksanaan dari keputusan mereka.
2. Secara selektif memahami (mengubah) informasi dengan suatu cara yang dapat mendukung keputusan mereka.
3. Merubah siap mereka, sehingga mereka memiliki pandangan yang baik terhadap alternatif yang telah ditetapkan sebelumnya.
4. Mengelakan pentingnya segi – segi  postif dan mempertinggi unsur – unsur  positif dari keputusanya.

Sedangkan di dalam praktek dilapangan peranan kelompok lebih dominan. Terutama seorang manajer di organisasi / perusahaan modern, terutama yang besar dan kompleks, pengambilan keputusan tidak mungkin lagi hanya oleh seorang manajer, walaupun manajer memiliki tingkat kemampuan dan kemahiran tinggi. Artinya, kemampuan seorang manajer akan bergantung pula pada tingkat keterampilannya melibatkan kelompok dalam organisasi. Biasanya seorang manajer akan mengadakan pertemuan (meeting) ketika ia hendak mengambil sebuah keputusan, terutama yang berkaitan dengan organisasi.
Pertemuan (meeting) adalah salah satu cara yang efektif dalam proses pengambilan keputusan, mulai dari indentifikasi masalah, pengumpulan analisis data, pengkajian berbagai alternatif, dan pemilihan salah satu alternatif yang dipandang paling mungkin mendatangkan manfaat yang paling besar, atau kerugian terkecil apabila kerugian itu tidak dapat dihindari.
Berikut beberapa alasan mengapa keterlibatan kelompok dalam pengambilan keputusan dirasa penting oleh organisasi :
1.      Hasil Kerja Kelompok
Apabila para anggota kelompok tertentu mampu mengemukakan pendapat dan gagasanya secara meyakinkan, maka petukaran pikiran akan terjadi antar anggota kelompok. Dan pertukaran yang terjadi akan menimbulakan gagasan baru yang dapat dimanfaatkan oleh semua anggota kelompok.
2.      Masukan yang Beraneka Ragam
Karena keterlibatan banyak orang, biasanya berbagai sumber daya dimanfaatkan, misalkan dalam bentuk waktu, tenaga, pikiran dan sebagainya. Dengan begitu akan di dapat beraneka ragam masukan yang bisa dijadikan referensi dalam pengambilan keputusan.
3.      Pemanfaatan Berbagai Pengetahuan
Seperti yang kita ketahui bahwa organisasi modern memiliki kompleksitas yang tinggi, dapat dilihat dari segi tujuan, jenis kegiatan, sasaran dan jumlah orng yang terlibat. Mereka juga memiliki tenaga – tenaga profesional sesuai bidangnnya masing – masing. Tenaga – tenaga profesional inilah yang menjadi sumber – sumber pengetahuan, karena jumlah pengetahuan yang dimiliki seluruh anggota kelompok pasti jauh lebih besar dari pengetahuan yang dimiliki  orang perorang, oleh karena itu pemanfaatannya dalam pengambilan keputusan tentu lebih besar pula.
4.      Keterikatan Pada Keputusan yang Diambil
Salah satu kunci keberhasilan dalam pelaksanaan suatu keputusan terletak pada keterikatan orang – orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan, dalam rangka melaksanakan keputusan dengan sebaik – baiknya. Dengan mengikutsertakan berbagai pihak yang terkait yang akan memegan peranan kunci dalam pelaksanaan, akan mengurangi oposisi (penolakan) yang mungkin timbul. Dan mendorong perkembangan suasana saling pengertian yang pada akhirnya akan menghasilkan keputusan yang efektif.
5.      Meningkatnya Mutu Keputusan yang Diambil
Kelompok – kelompok yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan biasanya harus mencapai kesepakatan tentang keputusan yang diambil. Artinya, keputusan yang diambil adalah keputusan kelompok, bukan keputusan individu. Sehingga jika ada perbedaan – perbedaan bahkan penentangan cara – cara yang akan ditempuh untuk menyelesaikan suatu permasalahan yang di kemukakan anggota kelompok. Orang – oang tersebut harus taat kepada hasil musyawarah. Dengan demikian mutu keputusan yang diambil akan meningkat.

F.      Kendala dan Alat Bantu Pengambilan Keputusan

Tak dapat dipungkiri bahwa penggabungan yang paling tepat sekalipun antara pendekatan ilmiah dan pemikiran yang kreatif, intuitif dan pengalaman, dala proses pengambilan keputusan tetap mengandung resiko ketidakberhasilan. Keputusan yang diambil bisa saja tidak tepat, meleset atau bahkan mungkin salah sama sekali.
Dengan kata lain, banyak manajer yang menjadi tidak efektif dalam mengambil keputusan karena menghadapi banyak kendala dalam proses pengambilan keputusan itu sendiri. Berikut beberapa kendala yang sering dihadapi seorang manajer :
1.      “hantu” Kegagalan di Masa Lalu
Dalam perjalanan karir seorang manajer, tidak ada sorang pun yang mencapai nilai keberhasilan seratus persen. Asa saja tindakan dan keputusan yang diambil yang tidak mendatangkan hasil yang diharapkan. Pengalaman pahit yang dialami di masa lalu menghantui sesorang sehingga ia menjadi takut dan ragu dalam mengambil keputusan.
2.      Faktor Ketidakpastian
Tak dapat dipungkiri bahwa katidakpastian merupakan salah satu kendala yang dihadapi dalam mengambil sebuah keputusan. Oleh karena itu, kemampuan memperhitungkan dan mengatasi ketidakpastian akan mempengaruhi tingkat efektivitas seorang pengambil keputusan. Ketidak pastian menjadi kendala karena : pertama, Mungkin kurangnnya keyakinan dalam diri manajer tentang hasil yang akan diperoleh. Kedua, manajer yang bersangkutan ragu, apakah keputusan baru diperlukan ?.
 3.      Kemalasan
Karena wewenang yang dimiliknya, tidak sedikit manajer yang gemar mencari “kambing hitam” untuk menutupi kekurangan dalam menjatuhkan pilihan yang dipandang tepat. Memang sifat yang manusiawi apabila dalam keberhasilan, seorang menepuk dada, seolah – olah keberhasilan itu berkat kemampuan orang yang bersangkutan. Begitu juga sebaliknya, dalam mengahadapi ketidakberhasilan dan kegagalan, orang yang sama akan dengan cepat mengelak dari tanggung jawab dan menuding orang lain sebagai “biang keladi” nya. Sifat yang demikian dapat menjadi kendala.
Disamping kendala, ada juga beberapa alat bantu yang biasa digunakan seorang manajer dalam mengambil keputusan, yang terus dikembangkan oleh para ahli dibidangnya.

1.      Analisis Sistem
Cara ini lebih menekankan pada sikap mental seorang manajer dalam menyelesaikan suatu permasalahan. Dewasa ini analis siste telah berkembang sedemikian rupa sehingga ia sudah terdiri dari serangkaian tata cara formal untuk meneliti suatu permasalahan.
Dalam praktek, alanisis sistem berkaitan dengan meneliti berbagai bagian dari sesuatu. Bagaimana proses, unsur, komponen, dan fungsi yang berkaitan satu sama lain, dan bagaimana masing – masing memberi sumbangannya demi bekerjanya sistem yang bersangkutan.
2.      Pemanfaatan Teknologi Komputer
Saat ini perkembangan teknologi komputer sangat pesat. Dalam kurun waktu beberapa tahun saja, komputer telah berkembang menjadi lebih sempurna dan sempurna lagi. Dulu, komputer sulit untuk dibawa kemana – mana. Namun kini, komputer sudah bisa di “sulap” menjadi laptop (komputer jinjing) yang bisa di bawa kemana – mana.
Mungkin orang berpendapat, bahwa dengan perkembangan teknologi yang demikian pesat, ruang lingkup pengambilan keputusan oleh manusia akan semakin menyempit keran banyak langkah dalam proses pengambilan keputusan yang dapat diserahkan kepada mesin – mesin hasil perkembangan teknologi.
Terlepas dari hal itu, menurut Prof. Dr. S.P. Siagian, perkembangan komputer dapat membantu seorang manajer dalam mengambil keputusan. Karena hampir semua keputusan diambil lewat berbagai kalkulasi yang rumit, bayangkan jika manusia yang melakukan kalkulasi yang sebegitu rumitnya. Tentu akan memakan waktu yang tak sebentar. Dengan adanya komputer, kecepatan menjadi faktor utama mengapa komputer dapat dijadikan alat bantu dalam mengambil sebuah keputusan.
Kecanggihan komputer tak lantas membuat manajer menajdi bergantung padanya. Sejatinya komputer hanyalah alat. Kemampuan berfikir, intuisi, dan inovasi adalah modal utama yang harus dimiliki setiap manajer. Tanpa itu, alat secanggih komputer tidak berarti apa – apa.
3.      Pohon Keputusan
Salah satu alat yang dewasa ini banyak digunakan oleh manajer. Popularitas alat bantu ini bersumber dari kenyataan, bahwa alat ini relatif mudah di ciptakan. Keuntungan utamanya adalah letak pada kemampuannya menyajikan satu jaringan visual, yang menunjukan secara jelas bagaiaman pilihan yang mungkin ditempuh menjadi bagian – bagian yang lebih kecil, masing – masing dengan probabilitas dan preferensinya.